Máte niekedy pocit, že počas dňa niet dosť času na to, aby ste urobili všetko, čo ste si zaumienili? Všetci disponujeme rovnakým množstvom času na deň. Ako je teda možné, že niektorí ľudia dokážu byť produktívnejší ako ostatní? Všetko závisí od manažmentu času. Úspešní ľudia vedia, ako účelne nakladať so svojím časom. Pozrime sa na niekoľko jednoduchých, no pritom efektívnych praktík, vďaka ktorým sa stanete lepším užívateľom vášho času.
Čo je time management?
Time management je stratégia plánovania vášho dostupného času a kontroly množstva času, ktorý strávite pri konkrétnych úlohách, aby ste pracovali efektívnejšie. Lepší time management znamená lepšiu rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom. Rovnováha medzi pracovným a súkromným životom prináša množstvo pozitívnych výhod, ako je zníženie stresu a viac času pre rodinu a blízkych.
Ako efektívne využívať svoj čas?
Rozvoj dobrých zručností time managementu je nevyhnutnou súčasťou pracovísk dneška a zajtrajška, ktoré chcú dosiahnuť najlepšiu efektívnosť v práci. Tu je niekoľko osvedčených tipov, ako si efektívne spravovať čas:
1. Začnite každý deň s plánom
Použite prvých 30 minút každého dňa plánovaním a rozhodnite sa, ako využijete zvyšok dňa. Či už používate aplikáciu ako Basecamp, Evernote, Any.do alebo hoci aj staré dobré pero a diár, nezačínajte svoju prácu bez plánu. Snažte sa zároveň odhadnúť, ako dlho jednotlivé aktivity potrvajú. Ak nie ste ranné vtáča, plánujte si nasledujúci deň večer predtým. Takto si stopercentne zaistíte efektívnejšie fungovanie v práci.
2. Minimalizujte rozptýlenie
Možno ste sa konečne dostali k písaniu reportu, ktoré ste odkladali. Zrazu sa ale na obrazovke objaví e-mail so zaujímavým predmetom a vy sa už nevenujete činnosti, ktorú ste si naplánovali. Rozdeľte si svoj deň na bloky času venované konkrétnym úlohám. Tým minimalizujete rozptýlenie a zvyšujete svoju produktivitu.
Máte predstavu, akú časť z vášho dňa zaberajú prestávky na kávu? Koľkokrát denne klebetíte s kolegom, kontrolujete Facebook alebo skrolujete na Instagrame? Odborníci na produktivitu odporúčajú sledovať a zapisovať si všetky svoje myšlienky, rozhovory a aktivity počas týždňa. Pomôže vám to pochopiť, koľko toho môžete stihnúť v priebehu dňa. Uvidíte, koľko vášho času sa skutočne spája s vytváraním výsledkov a koľko, naopak, premrháte na neproduktívne myšlienky, rozhovory a aktivity. Takáto analýza vám pomôže nielen v pracovnej sfére, ale určite pomôže aj osobnému životu.
3. Stanovte si ciele
Kľúčovým prvkom time managementu je vedieť, čo chcete dosiahnuť. Stanovenie si jasných a reálne dosiahnuteľných cieľov vám pomôže zameriavať sa na to, čo je dôležité.
4. Delegujte
Ak chcete mať život mimo kancelárie, zabudnite na to, že si všetko musíte spraviť sami. Mnohí z nás majú problém vzdať sa kontroly nad svojím pracovným produktom. Často veríme, že ak chceme, aby sa niečo urobilo správne, musíme to urobiť sami. U mnohých tiež panuje mylný dojem, že keď úlohy delegujeme na iných, sme leniví alebo zneužívame ľudí. Áno, na delegovanie si treba zvyknúť, ale prináša mnoho výhod pre manažérov aj ich zamestnancov.
5. Používajte metódu "Pomodoro"
Táto metóda zahŕňa prácu na jednej úlohe počas 25 minút (nazývaných "pomodoro") a potom si dáte 5-minútovú prestávku. Po štyroch pomodorách si dajte dlhšiu prestávku. Táto metóda sa snaží využiť fakt, že krátke úseky intenzívnej práce spojené s krátkymi prestávkami môžu zlepšiť produktivitu, koncentráciu a predchádzajú sa vyhoreniu. Pomáha tiež rozbiť veľké úlohy na menšie, zvládnuteľnejšie kúsky, čo uľahčí ich zvládnutie.
6. Doprajte si aj čas na odpočinok
Efektívny time management neznamená neustálu prácu. Dôležitý je aj zdravý odpočinok, ktorý vám pomôže udržať sa v dobrej fyzickej a duševnej kondícii.
Technológie a time management
Za posledných 15 rokov prekonal rast technológií všetky očakávania. Inteligentné hodinky, tablety, smartfóny a sociálne médiá navždy zmenili aj svet práce. Ak sa technológia používa správne, môže skutočne zlepšiť spoluprácu s kolegami a priniesť do našich životov tak potrebnú rovnováhu. Na čo všetko sa dá v time manažmente použiť?
Okamžité odpovede na akékoľvek otázky cez e-mail, hovory cez mobil alebo videohovry s vašimi partnermi na druhej strany zemegule umožnili nepretržité spojenie vzdialených aj blízkych ľudí. Technológie zlepšili využívanie času, pretože nemusíme strácať minúty alebo hodiny cestovaním za osobnými stretnutiami. Na druhej strane, niekedy je komunikácia cez technológie menej zrozumiteľná, najmä ak ide o písomnú komunikáciu, a zároveň nás tieto technológie vyrušujú. Počas práce totiž prichádzajú desiatky notifikácií, ktoré nie vždy dokážeme ignorovať a tie narúšajú našu koncentráciu. Ak ste sa v tomto probléme našli, máme pre vás niekoľko rád na zváženie:
1. Nájdite si aplikáciu, ktorá vám pomôže s každodennými úlohami
V službe Google Keep môžete vytvárať zoznamy úloh, poznámky, pripomienky a podobne, ktoré možno zdieľať medzi viacerými zariadeniami. Ak už používate Google Disk a ďalšie nástroje produktivity Google, mali by ste sa na tento nástroj pozrieť. Nie je veľmi bohatý na funkcie, ale toto rozhranie sa ľahko používa a v kombinácii s inými aplikáciami môže byť skutočným prínosom.
2. Pokiaľ ide o plánovanie, buďte všetci na rovnakej vlne
Existuje veľa kalendárových aplikácií, ktoré vám a vášmu tímu pomôžu sa zladiť a vyhnúť sa nepríjemným nedorozumeniam. Jedným z najpraktickejších je Kalendár Google, ktorý vám a členom vášho tímu umožňuje zverejňovať udalosti vo verejných kalendároch. Vďaka tomu sa vyhnete nechcenému plánovaniu viacerých činností v rovnakom čase a budete zároveň vedieť, ako sú jednotliví zamestnanci vyťažení. To môže byť užitočné pre manažérov, ktorí chcú vedieť, čo majú členovia tímu na pláne.
3. Investícia do ľahko použiteľnej aplikácie na riadenie projektov
Pozrite sa na Trello. Táto aplikácia má vizuálne prívetivé a ľahko použiteľné rozhranie. Trello používa ľahko zrozumiteľný formát kariet, ktoré môžu predstavovať jednotlivé úlohy alebo súbory úloh. Každá karta môže obsahovať zoznamy podúloh a je možné ju presúvať, takže môžete okamžite zmeniť poradie, v ktorom sa majú úlohy vykonávať, alebo zmeniť aktuálny status danej úlohy. Otvorte kartu a môžete nahrávať súbory, vytvárať zoznamy a oveľa viac. Ďalšou skvelou funkciou je, že na jej použitie nemusíte Trello otvárať. Každá karta (alebo projekt), ktorú vytvoríte, dostane svoju vlastnú e-mailovú adresu. Ak chcete pridať kartu alebo vykonať zmenu, stačí poslať e-mail.
4. Majte svoje e-maily pod kontrolou
V podstate každý e-mail, ktorý dostanete, patrí do jednej z týchto troch kategórií:
- Musím odpovedať okamžite
- Je to dôležité, ale môže to počkať
- Nie je to spam, ale môže čakať
Keďže každý deň dostanete desiatky až stovky e-mailov, aplikácia, ktorá vám pomôže ich spravovať, je nevyhnutná. Sanebox je aplikácia na správu e-mailov, ktorá vám umožňuje spravovať ich priamo cez internet. Definujete kategórie pre konkrétnych ľudí a témy a tento nástroj vám pomôže dobre vytriediť e-maily, ktoré už máte v doručenej pošte.
5. Spravujte svoj obsah priamo z telefónu
Vytvorili ste si pracovné kontá na sociálnych sieťach a získali sledovateľov. Vašou úlohou je teraz udržať tempo. To znamená, že publikujete, propagujete a vytvárate obsah za behu zo svojho mobilného telefónu. Pre mnohé organizácie je najdôležitejším obsahom, ktorý môžete publiku predstaviť, príbeh. V konečnom dôsledku je to to, čo poháňa ľudí emocionálne investovať do vašej značky a poslania. Niekedy vo vizuálnej podobe, niekedy vo videu, niekedy v jednoduchých fotografických kolážach. Príbehy informujú čitateľov o veciach, ktoré podporujete, o ľuďoch, ktorým pomáhate, a dokonca poskytujú prehľad o vašej organizácii.
Medzi výhody time managementu patrí väčšia prehľadnosť, väčšia schopnosť a väčšia istota. Keď máte jasno v tom, ako najlepšie využiť svoj čas, stanete sa sústredenejším a produktívnejším. Dobrá správa času vám pomáha dosiahnuť väčšie ciele, znižuje prokrastináciu a zvyšuje produktivitu. Efektívne riadenie času znižuje preťaženie a pomáha vám určiť si priority. Vďaka tomu budete pracovať inteligentnejšie a rýchlejšie dosiahnete svoje ciele.
