Aké nástroje na riadenie firmy využívame?

Náš tip: Do Asany nepridávame všetky úlohy, ale len jednoduché "kmeňové" úlohy, ktoré odkazujú na ticklistové tabuľky na Google disku, kde ich máme podrobnejšie rozpísané do mikro úloh.

Niektoré úlohy sa dajú nastaviť ako opakujúce sa. Po odkliknutí splnenia sa automaticky vytvorí nová úloha v nastavenom intervale (každý deň, týždenne, mesačne, custom...). Využívam to napríklad ako pripomienku na deadline úhrady DPH 😉

Na Asanu sme narazili už skôr, no z nejakého dôvodu nám nepadla do oka. Teraz si už neviem predstaviť fungovanie bez tohto nástroja. Stretol som sa s tým, že ho využívajú aj menšie, častokrát výrobné firmy.

Aby to bolo objektívne... 😉 Ak vás zaujímajú aj alternatívne nástroje na riadenie firmy k Asane, tu je zoznam nástrojov na riadenie firmy, ktoré sme zvažovali:

Prehľad ostatných nástrojov na riadenie firiem a na spoluprácu teamu

Firemný email a firemný cloud

Náš výber: GSuite od Google
Cena: 5,20 EUR / užívateľ / mesiac

Ide o dobre známy Gmail v platenej verzii na komerčné využitie.

V základnej verzii ponúka pre jedného užívateľa 30 GB priestoru na emaily a na dokumenty v cloude (Google drive). Ak sa priestor vyčerpá, je možné prejsť na vyššiu licenciu, no pri bežnom používaní to nehrozí niekoľko rokov. Do kapacity sa nerátajú dokumenty vytvorené v Google dokumentoch (alternatíva MS Office, t.j. Excelu, Wordu a Powerpointu, ktorá je súčasťou GSuite).

Hlavná výhoda spočíva v dobre známom g-mailovskom prostredí, na ktoré sa netreba adaptovať. Pri bežnom používaní v podstate nepotrebujete balík MS Office, čo šetrí náklady za ďalšie licencie vo firme.

Ak na jednom dokumente pracuju viacerí ľudia, GSuite má lepšiu rýchlosť načítania dokumentov a ich zmien, ako má napr. Office 365 (niekedy až 10x).

Okrem už spomenutého Gmailu za hlavný benefit považujeme bezpečný cloud. Každý dokument, ktorý vznikne, máme uložený v cloude a priradený ku konkrétnej zákazke, takže ak by sa aj nejaký počítač niekomu náhle pokazil, alebo bol nebodaj ukradnutý, proste len sa prihlásime na inom zariadení a pracuje sa ďalej.

Náš tip: Okrem ľudí, ktorí vyslovene potrebujú pre prácu s dátami Excel napr. (PPC, a SEO špecialisti), nekupujeme licencie MS office, ale používame výhradne Dokumenty Google.
Náš tip č. 2: Pre zvýšenie bezpečnosti si nastavte dvojfaktorovú autentifikáciu pre každý účet.

Kalendár

Náš výber: Google kalendár (súčasť GSuite).
Cena: v rámci ceny za GSuite, resp zdarma.

Skvelé na plánovanie času, čo robím, kde som.

Taktiež umožňuje zobrazovať nazdieľané kalendáre ostatných ľudí v rámci firmy, takže si kedykoľvek môžete pozrieť, čo kto robí. Samozrejme za predpokladu, že má vyplnený kalendár 🙂

Ak si s niekým dohodnete schôdzku, alebo telefonát, stačí mu zaslať pozvánku z kalendára, ktorá mu príde do emailu. Ak ju potvrdí, je veľmi málo pravdepodobné, že sa zabudnete stretnúť.

Google vďaka jeho umelej inteligencii dokáže do kalendára pridať aj termín vašej cesty vlakom alebo odlet lietadla.

Firemný Chat

Náš výber: Google Hangouts (súčasť GSuite).
Cena: v rámci ceny za GSuite, resp zdarma.

Okrem písania a posielania dokumentov umožňuje aj videohovory a cez appku v mobile dokážete kolegom odpísať rýchle odpovede na dôležité veci aj v čakárni u lekára. Alebo napríklad, keď nechcete rušiť ostatných kolegov v kancelárii.

Sledovanie a riadenie obchodu

Náš výber: Pipedrive.
Cena: 12 EUR/  užívateľ / mesiac v základnej verzii Silver.

Musím priznať, že v tomto smere je Pipedrive pre nás ultimátne riešenie a nehľadali sme nič ďalšie. Nástroj je veľmi intuitívny, umožňuje pridávať kontakty na potenciálne obchodné prípady, ako aj jestvujúcich zákazníkov. K nim sa priradzujú produkty a samozrejme úlohy, takže ak sa s niekym dohodnete, že mu máte zavolať budúci rok 13. augusta o 10:00, tak vás na to tento nástroj upozorní emailom a nemusíte si pamätať všetky termíny.

Výhodná je aj tzv. smart email copy, kedy každý email, ktorý je odoslaný na kontakt priradený k zákazníkovi, sa automaticky načíta v tomto CRM ako aktivita aj s obsahom emailu. To umožňuje, že si priamo v nástroji môžete pozrieť poslednú, ale aj celú komunikáciu s partnerom spolu s prílohami bez toho, aby ste museli hľadať emaily v inboxe.

Veľmi jednoducho si viete v dashboarde filtrovať aktivity, ktoré sa udiali v rámci obchodu za nejaké časové obdobie, napríklad:

Koľko bolo odoslaných emailov, koľko telefonátov, koľko stretnutí sa absolvovalo, aké produkty sa predali, a ak im prideľuje account manager aj hodnotu, tak sa to veľmi pekne zanalyzuje a dokážete takto prediktívne uvažovať. Napríklad pri prijímaní nových ľudí, asi akú profesiu budete potrebovať. Vo vyšších balíčkoch dokáže Pipedrive prediktívne vyrátať výstupy pre finančné oddelenie a robiť forecast predaja na najbližšie obdobie.

Náš tip: Pipedrive má taktiež skvelý blog s článkami na témy ohľadom zlepšovania obchodu.

Fakturácia

Náš výber: Slovenské CRM Flowii.
Cena: Fakturačný modul je zdarma.

Flowii používame len na vystavovanie faktúr - fakturácia je zdarma bez obmedzenia.

Nevýhodou je, že chýba prepojenie na import do Money S3, no pri počte faktúr v desiatkach mesačne sa to dá zvládnuť.

Flowii obsahuje kopec skvelých funkcií, dá sa povedať, že ide o ucelené CRM v cloude za prijateľnú cenu. Ako agentúre nám tam však k nášmu charakteru práce chýbali niektoré funkcie. Taktiež dizajn aplikácie je už trochu zastaralý.

Náš tip: Ak ste stavebná alebo obchodná firma so skladovým hospodárstvom, ktorá potrebuje do faktúr uvádzať aj počty kusov, metre produktov a pod., Flowii môže byť nápomocné a môžete v jednom nástroji obsiahnuť veľa funkcií.

Meranie času stráveného prácou na projektoch

Náš výber: Toggl.
Cena: Základné funkcie zdarma.

Každý projekt a čas strávený na ňom sa zaznamenáva. Meranie času využívame len pre našu internú potrebu a evidenciu, postačuje nám na to free verzia nástroja Toggl.

Z Toggl sa dajú vyexportovať reporty o odpracovanom čase podľa jednotlivých ľudí a na jednotlivých zákazkách. To nám umožňuje napríklad analyzovať produktivitu práce, alebo odhadovať časovú náročnosť projektov.

Náš tip: Pridajte si Toggl ako rozšírenie napríklad do prehliadača Chrome a pri začatí práce si timer spustíte jedným klikom.

Ako možná ako alternatíva poslúži tiež nástroj: timecamp

Nástroj na reportovanie

Náš výber: Google Data Studio.
Cena: Zdarma.