Pracovné nástroje v agentúre muž na PC

Aké nástroje na riadenie firmy využívame?

Kategória: Marketing, Tipy a návody

Aké nástroje používate u vás vo firme? To je jedna z tém, ku ktorým pomerne často prídeme na stretnutiach s našimi zákazníkmi.  

Aké nástroje používate u vás vo firme? To je jedna z tém, ku ktorým pomerne často prídeme na stretnutiach s našimi zákazníkmi.  

Keďže sa zhovárame aj o veciach nad rámec realizovaných marketingových aktivít, častokrát príde reč aj na tému využitia rôznych nástrojov na riadenie firmy. Vo Vivantine používame viacero toolov, testovali sme ich niekoľko, kým sme prišli na to, čo nám vyhovuje. Momentálne sa to ustálilo takto:

Projektové riadenie

Bez riadenia nemôže jestvovať žiadna firma  

Náš výber: využívame nástroj ASANA.

Cena: zdarma do 15 užívateľov

Jeho výhodou je slušná funkcionalita vo free verzii. Bezplatne môže Asanu používať až 15-členný team, takže pohodlne postačuje na riadenie menšej firmy. Stretol som sa však aj s prípadom použitia vo veľkej firme, kde majú prístup napríklad len riadiaci pracovníci.

Jediná vec, ktorú vnímam ako obmedzenie, je, že v základnej verzii je možnosť sledovať časovú os len pre 3 projekty.

Asana umožňuje pridávanie úloh jednotlivým ľuďom vo firme a ich priraďovanie k projektom alebo zákazkám. K týmto úlohám je možné pridať followerov - ostatní členovia teamu, ktorí na projekte pracujú, prípadne riadiaci pracovník, ktorý sleduje plnenie úloh. Samozrejmosťou vo free verzii sú notifikácie emailom - každé ráno dostanem zoznam úloh, ktoré mám naplánované urobiť. Taktiež ak niekto dokončí úlohu na projekte, dostanem o tom notifikáciu - proste skvelá vec.

nástroj ASANA

Náš tip: Do ASANY nepridávame všetky úlohy, ale len jednoduché "kmeňové" úlohy, ktoré odkazujú na ticklistové tabuľky na Google disku, kde ich máme podrobnejšie rozpísané do mikro úloh.

Niektoré úlohy sa dajú nastaviť ako opakujúce sa. Po odkliknutí splnenia sa automaticky vytvorí nová úloha v nastavenom intervale (každý deň, týždenne, mesačne, custom...). Využívam to napríklad ako pripomienku na deadline úhrady DPH. 😉

Na ASANU sme narazili už skôr, no z nejakého dôvodu nám nepadla do oka. Teraz si už neviem predstaviť fungovanie bez tohto nástroja. Stretol som sa s tým, že ho využívajú aj menšie, častokrát výrobné firmy.

Aby to bolo objektívne... 😉 Ak vás zaujímajú aj alternatívne nástroje k Asane, tu je zoznam nástrojov na riadenie firmy, ktoré sme zvažovali:

 

Prehľad ostatných nástrojov na riadenie firiem a na spoluprácu teamu

Nástroj Majú free verziu ? Ak áno, akú ? Cena
https://basecamp.com/ NIE NIE 99 USD mesiac flat fee bez ohľadu na počet členov teamu
https://www.teamwork.com/ ÁNO do 5 užívateľov zdarma od 5 do užívateľov 9 USD/
užívateľ/mesiac pri ročnej platbe
https://www.flowii.com/ NIE trial na 2 mesiace od 5 EUR/mesiac/používateľ

Modulovateľné riešenie

https://trello.com/ ÁNO obmedzená funkcionalita od 9,9 USD pri mesačnej ročnej platbe/požívateľ
https://capsulecrm.com ÁNO do 2 používateľov od 12 GBP/mesiac/používateľ
https://workplace.fb.com ÁNO obmedzená funkcionalita premium od 3 USD/požívateľ/
mesiac
http://www.taskee.com/ NIE trial verzia na 30 dní 5 EUR/mesiac/používateľ
https://www.bitrix24.com ÁNO do 12 užívateľov, obmedzená funkcionalita Od 6 používateľov.

Od 69 USD/mesiac - bez ohľadu na počet užívateľov

https://www.insightly.com/ NIE - 29 USD/mesiac/používateľ pri ročnej platbe
https://asana.com ÁNO do 15 používateľov zdarma od 10 USD/mesiac/používateľ
https://www.atlassian.com/software/jira NIE - 7 USD/mesiac/používateľ

Od 10 do 100 používateľov

https://freedcamp.com ÁNO free trial 14 dní, taktiež obmedzený free plán Business od 7,5 USD/mesiac/
používateľ
https://www.scoro.com NIE - od 19 EUR/mesiac/používateľ
https://www.functionfox.com/ NIE - od 5 USD/mesiac/používateľ
https://activecollab.com NIE - od 7 USD/mesiac/používateľ alebo selve hosted za 999 USD one time
https://www.pipelinersales.com/ NIE - od 22 USD/mesiac/používateľ
https://www.sugarcrm.com/ NIE - od 40 USD/mesiac/používateľ pri ročnej platbe
https://www.odoo.com/ NIE - od 10 USD/mesiac/používateľ.

Modulovateľné riešenie

https://www.hellobonsai.com/pricing NIE skôr freelancersky nástroj od 16 USD/mesiac/používateľ
https://www.5pmweb.com/ NIE - od 24 USD/mesiac/10 používateľov
https://www.getsmartq.com/ NIE - od 5 USD/mesiac/používateľ
https://monday.com NIE - základná verzia pre 10 používateľov 49 USD/mesiac
https://www.ad-in-one.com/cs/solution NIE nástroj viacmenej pre agentúry na vyžiadanie

Firemný email a firemný cloud

Náš výber: GSuite od Google

Cena: 5,20 EUR / užívateľ / mesiac

Ide o dobre známy Gmail v platenej verzii na komerčné využitie.

Ako využiť Gmail vo firme

V základnej verzii ponúka pre jedného užívateľa 30 GB priestoru na emaily a na dokumenty v cloude (Google drive). Ak sa priestor vyčerpá, je možné prejsť na vyššiu licenciu, no pri bežnom používaní to nehrozí niekoľko rokov. Do kapacity sa nerátajú dokumenty vytvorené v Google dokumentoch (alternatíva MS Office, t.j. Excelu, Wordu a Powerpointu, ktorá je súčasťou GSuite).

Hlavná výhoda spočíva v dobre známom gmailovskom prostredí, na ktoré sa netreba adaptovať. Pri bežnom používaní v podstate nepotrebujete balík MS Office, čo šetrí náklady za ďalšie licencie vo firme.

Ak na jednom dokumente pracuju viacerí ľudia, GSuite má lepšiu rýchlosť načítania dokumentov a ich zmien, ako má napr. Office 365 (niekedy až 10x).

Okrem už spomenutého Gmailu za hlavný benefit považujeme bezpečný cloud. Každý dokument, ktorý vznikne, máme uložený v cloude a priradený ku konkrétnej zákazke, takže ak by sa aj nejaký počítač niekomu náhle pokazil, alebo bol nebodaj ukradnutý, proste len sa prihlásime na inom zariadení a pracuje sa ďalej.

Náš tip: Okrem ľudí, ktorí vyslovene potrebujú pre prácu s dátami Excel napr. (PPC, a SEO špecialisti), nekupujeme licencie MS office, ale používame výhradne Dokumenty Google.

Náš tip č. 2: Pre zvýšenie bezpečnosti si nastavte dvojfaktorovú autentifikáciu pre každý účet.

Kalendár

Náš výber: Google kalendár (súčasť GSuite)

Cena: v rámci ceny za GSuite, resp zdarma

Google kalendar pre firmu

Skvelé na plánovanie času, čo robím, kde som.

Taktiež umožňuje zobrazovať nazdieľané kalendáre ostatných ľudí v rámci firmy, takže si kedykoľvek môžete pozrieť, čo kto robí. Samozrejme za predpokladu, že má vyplnený kalendár. 🙂

Ak si s niekým dohodnete schôdzku alebo telefonát, stačí mu zaslať pozvánku z kalendára, ktorá mu príde do emailu. Ak ju potvrdí, je veľmi málo pravdepodobné, že sa zabudnete stretnúť.

Google vďaka jeho umelej inteligencii dokáže do kalendára pridať aj termín vašej cesty vlakom alebo odlet lietadla.

Firemný Chat

Náš výber: Google Hangouts (súčasť GSuite)

Cena: v rámci ceny za GSuite, resp zdarma

Firemný chat na komunikáciu vo firme

Okrem písania a posielania dokumentov umožňuje aj videohovory a cez appku v mobile dokážete kolegom odpísať rýchle odpovede na dôležité veci aj v čakárni u lekára. Alebo napríklad keď nechcete rušiť ostatných kolegov v kancelárii.

Sledovanie a riadenie obchodu

Náš výber: Pipedrive

Cena: 12 EUR/  užívateľ / mesiac v základnej verzii Silver

CRM nástroj

Musím priznať, že v tomto smere je Pipedrive pre nás ultimátne riešenie a nehľadali sme nič ďalšie.  Nástroj je veľmi intuitívny, umožňuje pridávať kontakty na potenciálne obchodné prípady, ako aj jestvujúcich zákazníkov. K nim sa priradzujú produkty a samozrejme úlohy, takže ak sa s niekym dohodnete, že mu máte zavolať budúci rok 13. augusta o 10:00, tak vás na to tento nástroj upozorní emailom a nemusíte si pamätať všetky termíny.

Výhodná je aj tzv. smart email copy, kedy každý email, ktorý je odoslaný na kontakt priradený k zákazníkovi, sa automaticky načíta v tomto CRM ako aktivita aj s obsahom emailu. To umožňuje, že si priamo v nástroji môžete pozrieť poslednú, ale aj celú komunikáciu s partnerom spolu s prílohami bez toho, aby ste museli hľadať emaily v inboxe.

Veľmi jednoducho si viete v dashboarde filtrovať aktivity, ktoré sa udiali v rámci obchodu za nejaké časové obdobie, napríklad:

Koľko bolo odoslaných emailov, koľko telefonátov, koľko stretnutí sa absolvovalo, aké produkty sa predali, a ak im prideľuje account manager aj hodnotu, tak sa to veľmi pekne zanalyzuje a dokážete takto prediktívne uvažovať. Napríklad pri prijímaní nových ľudí, asi akú profesiu budete potrebovať. Vo vyšších balíčkoch dokáže Pipedrive prediktívne vyrátať výstupy pre finančné oddelenie a robiť forecast predaja na najbližšie obdobie.

Náš tip: Pipedrive má taktiež skvelý blog s článkami na témy ohľadom zlepšovania obchodu.

Fakturácia

Náš výber: Slovenské CRM Flowii

Cena: fakturačný modul je zdarma

Slovenské CRM Flowii

Flowii používame len na vystavovanie faktúr - fakturácia je zdarma bez obmedzenia.

Nevýhodou je, že chýba prepojenie na import do Money S3,  no pri počte faktúr v desiatkach mesačne sa to dá zvládnuť.

Flowii obsahuje kopec skvelých funkcií, dá sa povedať, že ide o ucelené CRM v cloude za prijateľnú cenu. Ako agentúre nám tam však k nášmu charakteru práce chýbali niektoré funkcie. Taktiež Dizajn appky je už trochu zastaralý.

Náš tip: Ak ste stavebná alebo obchodná firma so skladovým hospodárstvom, ktorá potrebuje do faktúr uvádzať aj počty kusov, metre produktov a pod., Flowii môže byť nápomocné a môžete v jednom nástroji obsiahnuť veľa funkcií.

Meranie času stráveného prácou na projektoch

Náš výber: Toggl

Cena: základné funkcie zdarma

Sledovanie času na projektoch

Každý projekt a čas strávený na ňom sa zaznamenáva. Meranie času využívame len pre našu internú potrebu a evidenciu, postačuje nám na to free verzia nástroja Toggl.

Z Toggl sa dajú vyexportovať reporty o odpracovanom čase podľa jednotlivých ľudí a na jednotlivých zákazkách. To nám umožňuje napríklad analyzovať produktivitu práce alebo odhadovať časovú náročnosť projektov.

Náš tip: Pridajte si Toggl ako rozšírenie napríklad do prehliadača Chrome a pri začatí práce si timer spustíte jedným klikom.

Ako možná ako alternatíva poslúži tiež nástroj: timecamp

Nástroj na reportovanie

náš výber: Google Data Studio

cena: zdarma

nástroj na vyhodnocovanie dát

V rámci klientských reportov sme pomerne dlho využívali platený nástroj SWYDO. Niečo viac ako rok však používame bezplatne dostupný nástroj Data Studio od Google.

Veľmi  fajn nástroj na vyreportovanie prakticky čohokoľvek z Google Analytics alebo Google Ads. Poslúži vám pre zákaznícky aj interný reporting.

Nevýhodou je, že pre reportovanie dát napríklad z Facebooku alebo nejakého iného systému potrebujete konektor tretej strany, ktorý už bezplatný nie je. My v takýchto prípadoch využívame konektory od Supermetrics.com.  

Náš tip: Naši partneri majú nazdieľanú online verziu reportu dostupnú 24/7, kde si kedykoľvek môžu vybrať zvolené obdobie a zobraziť dáta, o ktoré majú záujem.

Alternatívne nástroje k Data Studiu:

https://reportgarden.com/

https://agencyanalytics.com/

https://www.swydo.com/

Záver:

Teraz už poznáte naše tajomstvo v podobe nástrojov, ktoré denne používame. Je však jasné, že tieto pravidlá budeme naďalej zlepšovať a časom sa možno určité nástroje nahradia niečím viac komplexným, čo zahŕňa viac funkcionalít v jednom toole, prípadne vymyslíme niečo, čo bude viac reflektovať potreby rýchlo rastúcej firmy.

Autor
Ľubomír Radič Vivantina
Ľubomír Radič
CEO & Project Consultant

Zaujala vás naša práca?
Povedzte nám o svojom projekte.

Ako Premier Google Partner vám vieme poskytnúť tú najlepšiu podporu.